Ferramentas para organização

…ou ferramentas que NÓS usamos

Sabendo que sem ordem e propósito não se chega a lugar nenhum, buscamos ferramentas e utilidades para nos ajudar a manter o foco.

Fábio e eu, há mais de 20 anos, formamos uma parceria no amor e nos negócios. Somos duas crianças que adoram brincar (Fabio joga xBox todo dia!) e se divertir. Dois dos nossos grandes desafios sempre foram a disciplina e organização. Hoje, por exemplo, não abrimos mão de uma lavadora de louças! Antes a pia era o caos. Agora impera a ordem no reino da cozinha. Temos qualidade de vida e gastamos menos tempo com  atividades que não gostamos.

Aqui estão algumas das nossas ferramentas favoritas de trabalho:

Planejamento e análise de negócios

  • Canvanizer – Famoso canvas de negócios. Aprendemos a importância de fazer o design do negócio para ter metas e saber quais métricas registrar e analisar. Essa ferramenta é o primeiro passo do planejamento.
  • Realtime Board – A proposta é usar um quadro branco para colaboração de equipes online. Num quadro branco tradicional (a não ser que você fotografe) você perde suas informações assim que apaga. Nesse quadro online, além de preservar, você consegue registrar historicamente suas conclusões e processo de brainstorming.
  • MindMup – Ferramenta online para fazer mapas mentais. Depois que fizer seu primeiro, nunca mais você vai querer pensar de outra forma. Perfeito para uma visão global.

Planejamento e organização de projetos

  • Trello – Ótimo para fazer Kanban, e também eliminar emails intermináveis entre membros de uma equipe. Tudo fica organizado e classificado. O site tem várias dicas de como utilizar o potencial desta ferramenta.
  • Scrivner – Software para projetos complexos de escrita. Planejar e excutar de qualquer tipo de roteiro, livros, projetos acadêmicos (do TCC ao doutorado) com tudo para organizar deste a concepção até o produto final.
  • Gantter – Ferramenta de cronograma de projeto que permite visualizar todos os passos e etapas além de custos e recursos utilizados.

Compartilhamento e organização de documentos

  • DropBox – Compartilhamento online, gerenciamento de documentos com versionamento. O bacana é que integra com muitos serviços. Tem versão gratuita e paga com mais espaço.
  • Google Drive – Nuvem da Google que integra com a suíte de aplicativos para criar e editar documentos. RealtimeBoard, Gantter e MindMup, por exemplo podem ser integrados para que seus arquivos fiquem organizados.
  • One Drive – Nuvem da Microsoft que você acessa com sua conta MSN. Mais espaço para guardar coisas.

Controle e administração do tempo

  • Toggl – Sabe no final do dia quando você se sente cansado, mas tem a sensação que não fez nada produtivo? Engano. Foi falta de controlar as atividades que consumiram seu tempo.  O Toggle ajuda a identificar em que atividades você está desperdiçando tempo e facilita o controle das horas dedicadas a cada cliente.

Paperless

Aceita um desafio? Banir o papel no trabalho por uma semana. Alem de economizar a vida fica menos entulhada. Você pode escanear os papéis que você já possui, fazer e receber pagamentos online, parar de imprimir emails e pode ir além com as ferramentas abaixo.

  • Evernote – Anote, faça clipping de páginas web, organize suas receitas, ideias, manuscritos, projetos e muito, muito mais. Sincroniza conteúdo automaticamente em todos os seus equipamentos preferidos.
  • Google Docs etc… – Crie e compartilhe documentos com outros usuários do Google. Criamos propostas de serviços e compartilhamos com clientes e muitas vezes trabalhamos na elaboração de projetos em parceria com clientes, direto, online.
  • Livescribe SmartPen – Caneta que grava, escaneia, e indexa suas anotações. Integra com o Evernote.

Concentração

Talvez você prefira rock pauleira ou sertanejo, mas o que realmente bloqueia distrações é o “ruído branco”: sons repetitivos que se sobrepõe e anulam ruídos a sua volta. Com um destes dois serviços de sons você pode calibrar o nível e tipo de ruído branco que melhor funciona.

  • A soft murmur – sons para concentrar que você pode combinar à gosto
  • Noisli – Além dos sons para concentrar, oferece também uma combinação pré-determinada voltada para concentração ou relaxamento.

Para além da organização entrando no aprimoramento pessoal

Além das ferramentas que concretamente reduzem o tempo por organizar ou facilitar as tarefas, o aprimoramento pessoal nos faz mais eficientes também. Existem os serviços comuns onde as pessoas buscam informações como o Google, WikiHow, Youtube, ou Wikipedia. Aqui estão alguns serviços que usamos em nosso dia-a-dia, que vão além e fazem uma grande diferença.

  • Lynda – Aprenda um novo software ou alguma habilidade necessária para seu dia-a-dia no escritório. (EN)
  • Skillshare – Aprenda todo tipo de habilidade criativa (EN)
  • Coursera – Cursos vinculados às grandes universidades para o aluno iniciante ou avançado (EN)
  • Duolingo – Aprenda uma nova lingua com 5 minutos por dia
  • Lumosity – Desenvolva agilidade, coordenação, velocidade de raciocínio, estratégia entre outras habilidades

Mais sobre ferramentas e organização

Você tem ferramentas que podem ser úteis nesta lista? Quer saber mais como usamos estas que indicamos? Tem ferramentas que gostaria que experimentássemos? Indique nos comentários. Recomende suas ferramentas e serviços…

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