procrastinacao-distracoesNão trabalhe mais, trabalhe de forma esperta, inteligente. Técnicas e ferramentas não faltam para um trabalho inteligente. Saca só:

Lei de Parkinson

“Se esperar até o último minuto, só levará um minuto para fazer,” observou Cyril Northcote Parkinson. Todos já sentimos isso na carne. Lutamos por um mês com um projeto e ele magicamente é realizado na última semana. Ou a casa está uma bagunça, mas fica impecável poucas horas antes dos sogros chegarem.

Essa Lei demonstra que existe muito espaço para a eficiência: definir prazos mais curtos pode ser a chave. Mas é importante encontrar um equilíbrio, pois trabalhar com pressa também prejudica a qualidade.

Encontrando equilíbrio

Aquele estado em que você fica tão concentrado que é imune às distrações (em inglês se diz “in the zone”) é algo que músicos, escritores e empreendedores usam para serem produtivos. Esta pesquisa se dedica a estes fluxos que otimizam nossa performance quando encontramos equilíbrio entre o que nos desafia e aquilo que dominamos em nossas habilidades. Se a tarefa é difícil demais, gera ansiedade e frustração, mas se não for desafiadora o suficiente caímos no tédio.

É importante se esforçar para alcançar novos limites, esticar os limites, mas sem romper com a sanidade. Somos mais eficientes quando encontramos este equilíbrio.

Uma tarefa de cada vez

Existem inúmeros argumentos contra fazer malabarismos de tarefas. Um estudo descobriu que até o ato de andar e falar no celular ao mesmo tempo deixa pessoas mais propensas a acidentes.
Mas pedir para um empreendedor não fazer múltiplas tarefas é ridículo. O problema principal está em assumir muitos projetos ao mesmo tempo e não conseguir cumprir com nenhum. Uma excelente citação de Alexander Graham Bell: “Concentre todos os seus pensamentos na tarefa presente, os raios do Sol só queimam quando focados.”

Regra dos 2 minutos

No livro “Getting Things Done” de David Allen, ele explica que as pessoas mais produtivas aproveitam as pequenas janelas de tempo que se abrem ao longo do dia. Ter à mão uma lista de tarefas rápidas que podem ser cumpridas sempre que uma janela de oportunidade surgir aumenta a produtividade. Limpar a caixa de entrada de emails, verificar seus recados, aprovar um pedido, tarefas executadas nas pequenas brechas aumenta sua agilidade e prepara sua capacidade para tarefas maiores.

Uma das principais causas da procrastinação é pensar demais no próximo passo. Allen diz que leva menos para tempo agir do que pensar no que fazer.

Usar os ciclos circadianos

Células nervosas em nosso cérebro controlam nossos ciclos circadianos, que influenciam ciclos do sono, liberação de hormônios, emoções e níveis de energia. Viver fora destes ritmos causa fadiga.

A eficiência está em sincronizar certos tipos de trabalho com nossos ciclos biológicos como por exemplo fazer trabalho analítico após uma caminhada onde a elevação da temperatura do nosso corpo aumenta o fluxo sanguíneo ao cérebro, de acordo com Dr. Steve Kay

Ficamos menos alertas após o almoço quando nossa energia está dedicada ao processo digestivo. Este momento de desconexão analítica pode ser ideal para a criatividade, de acordo com a Professora Mareike Wieth, PhD.

Exercício aumenta a eficiência, demonstra o Dr Gerard Kennedy em suas observações a respeito dos recordes Olímpicos que são quebrados em sua maioria no final da tarde quando força muscular, capacidade pulmonar, flexibilidade  e coordenação motora estão em seu ápice entre 16h e 18h da tarde.

Ou seja, use os três momentos ideais do dia: Manhãs para tarefas analíticas, criatividade após o almoço, e atividades físicas no final da tarde.

Crie uma lista de não-tarefas

trabalho-idealDefina seus três círculos:

  1. O que te apaixona?
  2. Para o que nasceu? Quais atividades você sente que foram feitas para você? Qual a sua “missão” genética?
  3. O que faz sentido economicamente ou o que você acredita que consegue te dar dinheiro?

Se conseguir encontrar algo prático que mora na intersecção dos três círculos, será perfeito! Use os círculos como um guia ou um compasso. Se pergunte: Preciso ajustar minha trajetória para esquerda, direita, para cima ou para baixo? Se fizer um levantamento das suas atividades hoje, quantos porcento estão fora dos três circulos? Se a resposta for 50%, pode ser que a lista de não-tarefas seja sua ferramenta mais importante .

Aprimore seu elevator pitch

O elevator pitch é ser capaz de explicar quem você é, o que você faz e porque alguém se beneficiaria dos seus talentos únicos em apenas 30 segundos. Depois de ter um discurso de 30 segundos corte-o para 15. Pratique, afie, mas tem um segredo: este discurso de vendas não pode parecer com um discurso ensaiado de vendas. É na verdade um exercício em ser honesto, conciso e interessante.

Crie um ritual de início e fim de dia

Comece o dia sempre da mesma forma: faça uma caminhada, tome um café ou medite. O ritual ajuda a mente, o corpo e a alma a sintonizarem com o fluxo do dia. Da mesma forma, saiba a hora de parar de trabalhar: arrume sua mesa, faça backups no computador e uma lista do que precisa realizar no dia seguinte. Tudo isso ajudará a entrar e sair do foco de forma mais eficiente.

Não perca tempo com incertezas

Acostume-se com o fato de que projetos desmoronam, dinheiro acaba e clientes mudam de ideia. A ambiguidade, incerteza e volatilidade faz parte dos negócios. Aceite e continue adiante. Seja paranóico, afinal coisas boas não duram para sempre. Mas também fique tranquilo afinal, momentos ruins também não duram para sempre.

Seja rápido, mas não se apresse.

Esta frase é do treinador do time de basquete UCLA, John Wooden, e faz todo o sentido. Leia novamente e pense a respeito. Prometa menos, entregue mais e seja um herói. Aprenda a medir os prazos necessários para suas tarefas, seja eficiente e entregue qualidade.

Seja implacável com distrações

Neste quesito veja o infográfico abaixo publicado pelo site Lifehack

Trabalho inteligente - como evitar distrações - Lifehack

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